TL;DR
Nota debit dibuat oleh pembeli untuk meminta pengurangan utang saat mengembalikan barang ke penjual. Nota kredit dibuat oleh penjual sebagai konfirmasi pengurangan piutang setelah menerima barang retur. Keduanya selalu muncul berpasangan dalam satu transaksi retur: pembeli kirim nota debit, penjual balas dengan nota kredit.
Nota debit dan nota kredit adalah dua dokumen yang sering disebutkan bersama dalam akuntansi, tapi tidak selalu dipahami dengan benar. Kebingungan muncul karena istilah “debit” dan “kredit” dalam konteks dokumen ini tidak selalu berarti hal yang sama seperti dalam jurnal akuntansi standar. Perbedaan nota debit dan nota kredit terletak pada siapa yang membuatnya dan apa yang sedang terjadi dalam transaksi: keduanya muncul dalam satu konteks yang sama, yaitu retur barang, tapi dari sudut pandang yang berlawanan.
Apa Itu Nota Debit
Nota debit adalah dokumen yang dibuat dan dikirimkan oleh pembeli kepada penjual sebagai pemberitahuan bahwa pembeli sedang mengurangi jumlah utangnya. Ini terjadi ketika pembeli mengembalikan sebagian atau seluruh barang yang sudah dibeli karena alasan tertentu: barang cacat, jumlah tidak sesuai pesanan, kualitas di bawah standar yang disepakati, atau harga yang tercantum di invoice ternyata salah.
Secara akuntansi, nota debit yang dikirim pembeli berarti saldo utang dagang pembeli kepada penjual berkurang. Dokumen ini menjadi bukti resmi atas pengurangan kewajiban tersebut. Menurut Mekari Jurnal, nota debit biasanya memuat informasi seperti nomor nota, tanggal, nama dan alamat penjual, rincian barang yang dikembalikan beserta jumlahnya, total nilai pengembalian, dan alasan retur.
Apa Itu Nota Kredit
Nota kredit adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli sebagai konfirmasi bahwa penjual mengakui adanya pengurangan piutangnya. Ketika pembeli mengirimkan nota debit, penjual membalasnya dengan nota kredit sebagai tanda bahwa pengembalian barang sudah diterima dan jumlah yang harus dibayar pembeli dikurangi sesuai.
Nota kredit juga bisa diterbitkan dalam situasi lain di luar retur barang: misalnya ketika penjual memberikan diskon atau potongan harga setelah transaksi sudah terjadi, atau ketika ada kelebihan pembayaran dari pembeli yang perlu dikreditkan untuk transaksi berikutnya. Dalam semua kasus ini, nota kredit mengurangi nilai piutang yang dicatat penjual di pembukuannya.
Baca juga: Cara Promosi di Media Sosial yang Efektif untuk Bisnis
Tabel Perbedaan Nota Debit dan Nota Kredit
Berikut perbandingan langsung antara keduanya agar lebih mudah dibedakan:
| Aspek | Nota Debit | Nota Kredit |
|---|---|---|
| Dibuat oleh | Pembeli | Penjual |
| Dikirim kepada | Penjual | Pembeli |
| Pengaruh akuntansi | Mengurangi utang dagang pembeli | Mengurangi piutang dagang penjual |
| Kapan diterbitkan | Saat pembeli mengembalikan barang | Saat penjual menerima retur atau memberi diskon |
| Konteks retur | Retur pembelian (dari sisi pembeli) | Retur penjualan (dari sisi penjual) |
Urutan Transaksi dalam Satu Siklus Retur
Dalam praktiknya, nota debit dan nota kredit tidak berdiri sendiri. Keduanya adalah dua sisi dari satu peristiwa yang sama. Begini urutannya:
- Pembeli menerima barang dari penjual.
- Pembeli menemukan masalah: misalnya 20 unit dari 100 unit yang dipesan ternyata cacat.
- Pembeli mengirimkan 20 unit tersebut kembali ke penjual beserta nota debit senilai harga 20 unit.
- Penjual menerima barang retur dan memeriksa kondisinya.
- Penjual menerbitkan nota kredit kepada pembeli sebagai konfirmasi bahwa 20 unit sudah diterima dan nilai piutang berkurang.
- Kedua pihak mencatat transaksi ini di pembukuan masing-masing.
Penting dicatat: nota debit selalu lebih dulu ada. Nota kredit baru muncul sebagai respons dari penjual. Jika penjual tidak mengeluarkan nota kredit, pembeli tetap harus bisa membuktikan pengurangan utangnya dengan nota debit yang sudah dikirimkan.
Fungsi Kedua Dokumen dalam Pembukuan
Baik nota debit maupun nota kredit berfungsi sebagai dokumen sumber (source document) dalam pencatatan akuntansi. Tanpa keduanya, setiap pengurangan utang atau piutang yang terjadi akibat retur tidak punya dasar dokumen yang sah, dan ini bisa menjadi masalah saat audit.
OnlinePajak menjelaskan bahwa dalam konteks pajak, nota kredit juga berperan penting dalam administrasi faktur pajak. Ketika terjadi retur atas Barang Kena Pajak (BKP), nota kredit menjadi dasar pengurangan PPN yang sebelumnya sudah dipungut. Ini berarti nota kredit tidak hanya urusan internal bisnis, tapi juga berdampak pada kewajiban perpajakan kedua pihak.
Komponen yang Harus Ada dalam Nota Debit dan Nota Kredit
Meskipun tidak ada format baku yang ditetapkan pemerintah untuk nota debit dan nota kredit biasa (di luar konteks perpajakan), ada beberapa informasi yang sebaiknya selalu dicantumkan agar dokumen ini bisa berfungsi dengan baik secara legal dan akuntansi:
- Nomor dokumen yang unik dan berurutan
- Tanggal penerbitan
- Nama dan alamat kedua pihak (penerbit dan penerima)
- Nomor invoice atau faktur yang menjadi dasar transaksi awal
- Rincian barang yang dikembalikan: nama, jumlah, harga satuan, dan subtotal
- Total nilai nota
- Alasan penerbitan (retur karena cacat, salah jumlah, dll.)
- Tanda tangan atau cap resmi dari pihak penerbit
Untuk bisnis yang sudah cukup besar atau yang beroperasi sebagai PKP, pastikan nota kredit dan nota debit yang berkaitan dengan transaksi kena pajak mengikuti ketentuan administrasi yang diatur oleh Direktorat Jenderal Pajak. Gramedia Literasi mencatat bahwa kesalahan administrasi pada dokumen retur bisa menyebabkan klaim pengurangan pajak ditolak saat pemeriksaan.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Satu kesalahan yang paling umum adalah membalik fungsi kedua dokumen: mengira nota kredit dibuat oleh pembeli, atau nota debit dibuat oleh penjual. Ingat aturan sederhananya: yang mengajukan pengurangan utang adalah pembeli, jadi pembeli yang buat nota debit. Yang mengakui pengurangan piutang adalah penjual, jadi penjual yang buat nota kredit.
Kesalahan lain adalah tidak menyimpan pasangan dokumennya. Nota debit tanpa nota kredit yang cocok (atau sebaliknya) bisa mempersulit rekonsiliasi keuangan di akhir periode. Selalu pastikan setiap nota debit yang dikirim keluar sudah ada nota kredit balasannya dari penjual, dan simpan keduanya bersama dalam satu arsip transaksi.
Memahami perbedaan nota debit dan nota kredit bukan hanya soal teori akuntansi. Dalam operasional bisnis sehari-hari, dua dokumen ini adalah yang menjaga agar setiap retur barang tercatat dengan benar di kedua pihak, tidak ada yang membayar lebih dari yang seharusnya, dan tidak ada kewajiban yang hilang begitu saja tanpa jejak di pembukuan.